10 переваг HR-аутсорсингу. Дізнайся, як Sii оптимізує операційні процеси своїх клієнтів

Аутсорсинг — це поширене рішення, яке використовується в багатьох сферах бізнесу. Найчастіше він використовується в ІТ-секторі, але також дуже популярний у відділах людських ресурсів (HR) у таких сферах, як управління заробітною платою, підбір персоналу, адміністрування пільг для працівників, моніторинг ефективності, навчання, розвиток кар’єри та розвиток компетенцій працівників. Компанії, які розглядають можливість HR-аутсорсингу, можуть передавати на аутсорсинг лише окремі процеси або весь спектр HR-послуг. Які переваги має HR-аутсорсинг? Дізнайся про 10 основних переваг цього підходу, якими вже скористалися багато компаній. 

1. Впровадження інновацій та підвищення якості в управлінні персоналом 

Аутсорсингові компанії пропонують доступ до найновіших і найсучасніших інструментів і технологій. Вони використовують новітні рішення, щоб забезпечити належне планування та автоматизацію HR-процесів, використовуючи, зокрема, хмарне програмне забезпечення, штучний інтелект та аналітику. 

Сучасні рішення, такі як, зокрема, роботизована автоматизація процесів (RPA), яку пропонує Sii, ефективно зменшують кількість ручних операцій у відділі кадрів. Ці інструменти відстежують KPI та підтримують високу якість даних, що дозволяє швидко реагувати на відхилення від визначених припущень. Просунуті системи, такі як TETA HR від Unit4 у Польщі, також надають працівникам платформу самообслуговування для управління персональними даними та документами за допомогою додатків – у даному випадку TETA ME.

2. Підвищення ефективності роботи HR-відділу 

Аутсорсингові компанії використовують сучасні системи та інструменти для автоматизації HR-процесів. Аутсорсингові HR-експерти можуть проаналізувати поточні процедури організації та запропонувати зміни, щоб зменшити кількість ручних задач і спростити складні процеси. Це призводить до більш ефективного виконання завдань, зменшує затримки та дозволяє дотримуватися необхідних термінів надання послуг.   

3. Доступ до експертів та останніх HR-трендів  

HR-аутсорсинг допомагає компаніям бути в курсі останніх HR-тенденцій та найкращих практик ринку. Таке рішення також надає компаніям доступ до досвідчених і кваліфікованих фахівців, які можуть впоратися з більш складними, вимогливими завданнями і надати професійну підтримку.

4. Підвищення гнучкості управління персоналом

Описаний підхід чудово підходить для мінливих потреб, таких як сезонні коливання, короткострокова підтримка проєктів або збільшення робочого навантаження через внутрішні зміни в організації.

Це особливо важливо, коли заздалегідь відомо, що підвищений попит на HR-процеси та залучених до них людей буде лише тимчасовим. Такий підхід допомагає компаніям уникнути ризиків, пов’язаних з наймом і подальшим звільненням працівників.

5. Зменшення витрат, пов’язаних з управлінням персоналом 

HR-аутсорсинг дозволяє компаніям заощаджувати на витратах, пов’язаних з наймом працівників, заробітною платою, обов’язковим соціальним страхуванням, пільгами та іншими супутніми витратами. Сюди входять витрати на навчання HR-команди та юридичні послуги, необхідні для відстеження нормативних змін та інтерпретацій. Крім того, аутсорсинг зменшує витрати на оренду офісних приміщень та придбання спеціалізованого програмного забезпечення для підтримки різних процесів у відділі кадрів.

6. Безпека даних 

Відділи кадрів мають справу з величезною кількістю персональних даних працівників компанії (наприклад, номери PESEL, електронні адреси, номери банківських рахунків, номери телефонів працівників), які підлягають правовому захисту. 

Тому аутсорсингові компанії надають велике значення безпеці та належній обробці даних. Сучасні HR-системи, такі як вищезгадана TETA HR, також надають численні функції для захисту доступу до конфіденційних даних, підвищуючи безпеку зберігання даних.

7. Зменшення ризиків 

Закони та нормативні акти у сфері кадрового забезпечення, соціального захисту працівників, оподаткування чи управління персональними даними постійно змінюються, що з боку організації означає обов’язок постійного моніторингу, інтерпретації та адаптації систем і процедур до змін у законодавстві. HR-аутсорсинг може допомогти компанії впровадити зміни відповідно до нових правил і термінів, а також мінімізувати ризики, пов’язані з недотриманням чинного законодавства. 

8. Підвищення задоволеності працівників

Переваги аутсорсингу HR-послуг, такі як постійний доступ до експертів, сучасних процесів і технологій, створюють позитивну та сприятливу робочу культуру, що підвищує задоволеність, залученість та утримання працівників у довгостроковій перспективі.

9. Місцева підтримка

Аутсорсинг HR-послуг може бути особливо корисним при відкритті нової філії в конкретній країні, наприклад, у Польщі. Це дозволяє виконувати HR-завдання без створення нової команди або перевантаження існуючих співробітників додатковими завданнями, одночасно знижуючи ризики, пов’язані з недостатнім розумінням місцевого законодавства.

10. Підвищення конкурентоспроможності компанії  

Передача на аутсорсинг окремих процесів, у тому числі HR-послуг, вивільняє час і людей, щоб зосередитися на основній виробничій, торговельній або сервісній діяльності, тобто на діяльності, пов’язаній з розвитком бізнесу та забезпеченням найвищої якості своїх продуктів і послуг.

Досвід Sii у сфері HR-аутсорсингу

Sii неодноразово допомагала клієнтам вдосконалювати HR-процеси та досягати найвищої операційної ефективності. Прикладом такого проєкту є співпраця фахівців Sii з американською технологічною компанією, що працює в міжнародному масштабі в сфері управління HR-процесами для приблизно 3 000 співробітників. Обсяг співпраці включає в себе, серед іншого:

• ведення трудових книжок працівників,
• внесення даних до системи SAP,
• контроль проходження періодичних оглядів та навчання з охорони праці та техніки безпеки,
• підготовка посвідчень,
• підтримка працівників клієнта.

— Наші послуги, надані клієнту, включають управління всім процесом кадрового адміністрування у Гданську та Вроцлаві, а також обслуговування всіх співробітників компанії. Завдяки підтримці Sii було впроваджено багато вдосконалень в HR-процеси, що призвело до підвищення ефективності, — розповідає Ewa Lisawa-Sztandor, Offering Lead в Sii.

В рамках іншого проєкту команда HR-операцій польського офісу Sii надала підтримку у виконанні HR-процесів для понад 2 700 співробітників клієнта в різних країнах. 

До завдань фахівців Sii входило, серед іншого, онбордінг, оновлення умов працевлаштування в Workday, управління робочим часом, нагляд за перевіркою даних співробітників, робота з відсутністю на роботі, підготовка трудових книжок, офбордінг, а також відповіді на будь-які запитання працівників.

— Наш досвід у сфері HR-процесів дозволив нам актуалізувати процедури, постійно вдосконалювати HR-процеси, надавати високоякісні послуги працівникам та своєчасно виконувати поставлені завдання, — додає Ewa Lisawa-Sztandor.

Вибір правильного партнера з аутсорсингу персоналу

Рішення про передачу HR-процесів на аутсорсинг вимагає чіткого розуміння ваших цілей та очікуваної підтримки. Ретельне зважування всіх “за” і “проти” є ключовим фактором, оскільки співпраця з надійним провайдером може мінімізувати ризики та значно полегшити навантаження на внутрішні команди.

— Аутсорсинг HR-процесів дозволяє компаніям зосередитися на своїй основній діяльності, стимулюючи зростання і забезпечуючи високу якість послуг, що надаються, що в кінцевому підсумку підвищує загальну конкурентоспроможність, – підкреслює Natalia Buczel, Business Services Competency Center Director в Sii. – Використовуючи спеціальні знання та передові технології, компанії можуть досягти більшої ефективності та результативності в роботі з персоналом. Це не тільки спрощує адміністративні завдання, але й вивільняє внутрішні ресурси для зосередження на стратегічних ініціативах, які безпосередньо сприяють зростанню та успіху організації. На сьогоднішньому ринку зосередженість на основній діяльності при збереженні ефективної роботи з персоналом може стати ключовим фактором диференціації, — підсумовує Natalia.