Sii Ukraine

SII POLAND

SII SWEDEN

Join us Contact us

Sii Ukraine

SII POLAND

SII SWEDEN

Back

Administrative Assistant with German

  • Regular
  • Hybrid, 
  • Office
  • Multiple locations Show all
This offer base language is English. Translate into Ukrainian.
This translation is generic. Show original text

Technologies & tools

We are looking for an Administrative Assistant with fluent German and very good English to support our team with daily administrative and organizational tasks. The role includes managing business travel, preparing and controlling expense reports, handling correspondence, maintaining calendars, processing invoices, and supporting budget activities, as well as organizing meetings and internal events. The ideal candidate has experience in a similar role within an international environment, strong organizational and communication skills, and an excellent command of English and German.

Your tasks

  • Manage and coordinate business travel arrangements
  • Prepare, verify, and process expense reports and reimbursement requests
  • Handle daily correspondence and administrative tasks independently
  • Maintain departmental calendars, process and monitor invoices, support monthly budget planning, manage document filing, and oversee office supplies
  • Screen incoming calls, answer queries or redirect them to the appropriate team members
  • Organize internal and external meetings, including team meetings, conferences, and meetings with the Head of Function
  • Co-organize recurring internal events, such as conferences or holiday events

Requirements

  • Fluent command of German and English, enabling effective communication in an international environment
  • At least 3 years of proven experience in an administrative, assistant, or coordination role, ideally within a multinational or corporate setting
  • Strong organizational and time-management skills, including the ability to balance multiple tasks and deadlines with minimal supervision
  • High attention to detail and accuracy in handling documents, calendars, invoices, and reports
  • Strong communication skills, both written and verbal, with a professional and service-oriented approach
  • Proactive mindset with the ability to anticipate needs, solve problems independently, and take ownership of tasks
  • Strong proficiency in MS Office tools (Outlook, Excel, Word, PowerPoint)
  • Fluent Polish required
  • Residing in Poland required

Job no. 251210-R6UDN

Технології

Ми шукаємо адміністративного асистента з вільним володінням німецькою та дуже хорошою англійською мовами для підтримки нашої команди у виконанні щоденних адміністративних та організаційних завдань. Роль включає управління відрядженнями, підготовку та контроль звітів про витрати, обробку кореспонденції, ведення календарів, обробку рахунків-фактур, підтримку бюджетної діяльності, а також організацію зустрічей та внутрішніх заходів. Ідеальний кандидат має досвід роботи на аналогічній посаді в міжнародному середовищі, сильні організаторські та комунікаційні навички, а також відмінне володіння англійською та німецькою мовами.

Завдання

  • Керувати та координувати організацію ділових поїздок
  • Підготовка, перевірка та обробка звітів про витрати та запитів на відшкодування витрат
  • Самостійно обробляти щоденну кореспонденцію та адміністративні завдання
  • Ведення календарів відділу, обробка та моніторинг рахунків-фактур, підтримка щомісячного бюджетного планування, управління документообігом та контроль за канцелярським приладдям
  • Перевіряти вхідні дзвінки, відповідати на запити або перенаправляти їх відповідним членам команди
  • Організовувати внутрішні та зовнішні зустрічі, включаючи зустрічі команди, конференції та зустрічі з керівником відділу
  • Співорганізовувати періодичні внутрішні заходи, такі як конференції або святкові заходи

Наші очікування

  • Вільне володіння німецькою та англійською мовами, що дозволяє ефективно спілкуватися в міжнародному середовищі
  • Щонайменше 3 роки підтвердженого досвіду роботи на адміністративній, асистентській або координаційній посаді, в ідеалі - в багатонаціональній або корпоративній структурі
  • Сильні організаційні навички та навички тайм-менеджменту, в тому числі вміння балансувати між кількома завданнями та дедлайнами з мінімальним наглядом
  • Висока увага до деталей і точність в роботі з документами, календарями, рахунками та звітами
  • Сильні комунікативні навички, як письмові, так і усні, з професійним та сервісно-орієнтованим підходом
  • Проактивне мислення зі здатністю передбачати потреби, самостійно вирішувати проблеми та брати на себе відповідальність за виконання завдань
  • Високий рівень володіння інструментами MS Office (Outlook, Excel, Word, PowerPoint)
  • Вільне володіння польською мовою
  • Проживання в Польщі є обов'язковим

Вакансія № 251210-R6UDN

Quick apply

Fill in the form in English please

Administrative Assistant with German

Work mode*

Select at least one option

angle-down

Option was not selected

Attach CV*

Uploaded file:
  • file_icon Created with Sketch.

Acceptable files: doc, docx, pdf. (max 5MB)
Please submit your file in DOC, DOCX or PDF format
The upload size is limited to 5 MB
File is empty
File was not uploaded

At any time, you may withdraw your consent to the processing of personal data, but such withdrawal shall not affect the legal compliance of any processing of such data, which had occurred before you withdrew your consent. Detailed information on the processing of your personal data is specified in the Privacy Policy.

Sii Poland follows the Procedure for reporting law violations.

Create MySii account to follow your application's status
success

Your application has been submitted

We will contact you as soon as we review your CV

Processing...

Sorry, something went wrong and your message was not delivered

Refresh the page and try again. Contact us form, if problem occurs again

Benefits for you

Apply now Recommend a friend

Änderungen im Gange

Wir aktualisieren unsere deutsche Website. Wenn Sie die Sprache wechseln, wird Ihnen die vorherige Version angezeigt.

This content is available only in English version.

Are you sure you want to leave this page?

Цей контент доступний тільки в одній мовній версії.
Ви будете перенаправлені на головну сторінку.

Ви справді бажаєте залишити цю сторінку?