Technologies & tools
At Business Services Competency Centers, we advance and optimize business performance with specialized services. Now, for a client operating in the tobacco industry, we are looking for a Salesforce Contract & License Administrator who will be responsible for the end-to-end management, optimization, and oversight of Salesforce (SFDC) licenses across the organization.
Your tasks
- Support central, regional, and local IT organizations with Salesforce license requirements, acting as the primary advisor for license usage, allocation, and consumption
- Collect, validate, and consolidate monthly license and subscription needs; prepare and maintain provisioning tables for the company and affiliated entities
- Process additional license orders, request quotations from vendors, and maintain accurate change logs to document license adjustments
- Monitor and report on license consumption, identifying discrepancies, underutilization, and opportunities for optimization
- Lead in annual planning cycles by estimating future license and subscription needs in line with business growth and budget requirements
- Prepare consolidated forecasts of Salesforce software licenses
- Work proactively to identify cost optimization opportunities, including reclaiming unused licenses
- Manage the quarterly and annual license SWAP process within PMI and with the Salesforce vendor
- Monitor and report on Flex and Data Cloud credit consumption
- Support financial processes related to SMS and internal license recharge
- Maintain accurate documentation of license inventories, subscription terms, and contract details
- Support internal audits, compliance checks, and alignment with internal IT governance standards
- Contribute to continuous improvement by refining processes, tools, and reporting standards related to license management
Requirements
- Senior-level experience in License or Contract Administration, ideally in a multinational or large-scale environment
- Familiarity with SaaS licensing models, subscription structures, and procurement processes
- Solid understanding of core IT delivery and service management processes
- Strong analytical skills with the ability to interpret licensing data and identify optimization opportunities
- Excellent communication and interpersonal skills, with the ability to collaborate across diverse teams and regions
- High attention to detail, strong organizational abilities, and a proactive problem-solving approach
- Sufficient knowledge of English to communicate fluently on a daily basis
Nice to have
- Exposure to Salesforce administration, vendor management, or IT procurement practices.
- Knowledge of budgeting and financial planning related to software or SaaS spend
- Basic understanding of Salesforce Clouds, roles, profiles, permission sets, and related licensing schemes (a strong plus)
Job no. 260213-CW5D3
Sii ensures that all hiring decisions are made solely on the basis of qualifications and competence. We are committed to equal and fair treatment of all, regardless of legally protected characteristics. At Sii, we promote a diverse and inclusive work environment, in full compliance with applicable anti-discrimination laws.
Технології
У Центрах компетенції бізнес-послуг ми покращуємо та оптимізуємо ефективність бізнесу за допомогою спеціалізованих послуг. Зараз для клієнта, що працює в тютюновій галузі, ми шукаємо адміністратора контрактів та ліцензій Salesforce, який відповідатиме за комплексне управління, оптимізацію та нагляд за ліцензіями Salesforce (SFDC) у всій організації.
Завдання
- Підтримка центральних, регіональних та локальних ІТ-організацій щодо ліцензійних вимог Salesforce, виступаючи в ролі головного консультанта з питань використання, розподілу та споживання ліцензій
- Збирати, перевіряти та консолідувати щомісячні потреби в ліцензіях та підписці; готувати та підтримувати таблиці забезпечення для компанії та афілійованих підрозділів
- Опрацьовувати додаткові замовлення на ліцензії, запитувати пропозиції від постачальників та вести точні журнали змін для документування коригувань ліцензій
- Моніторинг та звітність щодо споживання ліцензій, виявлення розбіжностей, недовикористання та можливостей для оптимізації
- Очолювати річні цикли планування, оцінюючи майбутні потреби в ліцензіях та підписці відповідно до зростання бізнесу та бюджетних вимог
- Підготовка консолідованих прогнозів щодо ліцензій на програмне забезпечення Salesforce
- Проактивно працювати над визначенням можливостей оптимізації витрат, включаючи повернення невикористаних ліцензій
- Керувати щоквартальним та щорічним процесом обміну ліцензій в рамках PMI та з постачальником Salesforce
- Моніторинг та звітність щодо споживання кредитів на Flex та Data Cloud
- Підтримка фінансових процесів, пов'язаних з SMS та внутрішнім поповненням ліцензій
- Ведення точної документації щодо інвентаризації ліцензій, умов підписки та деталей контрактів
- Підтримка внутрішніх аудитів, перевірок на відповідність та узгодження з внутрішніми стандартами управління ІТ
- Сприяти постійному вдосконаленню шляхом покращення процесів, інструментів та стандартів звітності, пов'язаних з управлінням ліцензіями
Наші очікування
- Досвід роботи на вищому рівні в адмініструванні ліцензій або контрактів, в ідеалі - в багатонаціональному або великомасштабному середовищі
- Знання моделей ліцензування SaaS, структур підписки та процесів закупівель
- Глибоке розуміння основних процесів надання ІТ-послуг та управління сервісами
- Сильні аналітичні навички зі здатністю інтерпретувати дані ліцензування та виявляти можливості для оптимізації
- Відмінні комунікаційні та міжособистісні навички, здатність співпрацювати з різними командами та регіонами
- Висока увага до деталей, сильні організаторські здібності та проактивний підхід до вирішення проблем
- Достатній рівень володіння англійською мовою для вільного спілкування на щоденній основі
Буде перевагою
- Досвід адміністрування Salesforce, управління постачальниками або практики ІТ-закупівель.
- Знання бюджетування та фінансового планування, пов'язаного з витратами на програмне забезпечення або SaaS
- Базове розуміння хмарних технологій Salesforce, ролей, профілів, наборів дозволів та відповідних схем ліцензування (сильний плюс)
Вакансія № 260213-CW5D3
Sii ensures that all hiring decisions are made solely on the basis of qualifications and competence. We are committed to equal and fair treatment of all, regardless of legally protected characteristics. At Sii, we promote a diverse and inclusive work environment, in full compliance with applicable anti-discrimination laws.
