Slack как Digital HQ — узнай, как построить современное рабочее место, что обеспечит эффективность.
Сейчас компании сталкиваются с вызовом, но вместе с тем и шансом найти оптимальную модель функционирования в мире гибридной работы. В конце концов, с точки зрения бизнеса, важно достижение результатов и достижение поставленных целей, а не местонахождение и устройства, на которых сотрудники выполняют свои задачи, или количество сообщений, которые они посылают. В рамках партнерства по Slack специалисты Sii помогают компаниям внедрять подход Digital HQ, предоставляя командам клиентов все необходимые инструменты в одном месте, автоматизируя повторяющиеся и трудоемкие процессы и повышая общую эффективность работы.
Традиционная модель работы, основанная на обмене по электронной почте или личных встречах, теперь ассоциируется с чем-то, что не обеспечивает должной производительности. В то же время мы обрушены большим количеством информации, которая может не требовать от нас прямого ответа, но все равно доходит до нас. Мы работаем в офисе в гибридной форме или полностью удаленно, часто выполняя свои обязанности во время поездки. Также часто бывает, что отделы одной компании рассредоточены по разным городам и странам. Наши подрядчики, субподрядчики и партнеры сталкиваются с одинаковыми проблемами, и становится все сложнее обмениваться актуальной информацией и эффективно сотрудничать часто в режиме реального времени.
Digital HQ – что это такое и почему это должно быть важно для тебя?
Идея Digital HQ означает возможность оставаться продуктивной вне зависимости от местоположения, часового пояса и команды, в которой работает человек. Потребность в оцифровке и повышении эффективности бизнеса напрямую направлена на Slack, основные сферы использования которого включают:
- Эффективная организация сотрудничества
На Slack совместная коммуникация организована посредством внутренних и внешних каналов, привлекая людей, заинтересованных в определенной сфере или проекте. Благодаря этому нам не нужны электронные письма или встречи, чтобы эффективно выполнять задачи на регулярной основе. Каналы также способствуют прозрачности и доступу к актуальной информации, позволяя тем, кто присоединяется к теме, быстро реализовать и принять соответствующие меры.
- Эффективное общение
Решение предоставляет возможность общаться не только посредством сообщений и онлайн-встреч, как с другими инструментами для сотрудничества, но и возможность записывать короткие видеоролики, позволяющие легко задавать вопросы и получать актуальную информацию, делая общение естественным. Вместо того чтобы описывать проблему в электронном письме и прикреплять скриншоты, мы записываем короткое видео с описанием ситуации и рассказываем о ней своими словами, что значительно повышает эффективность обмена информацией.
- Быстрые командные договоренности
Благодаря Slack мы также можем общаться на временной основе, используя так называемые huddles, являющиеся эквивалентом неформального разговора – того, который происходит в офисе, когда нам нужно что-то обсудить немедленно. Во время разговора мы можем делиться экранами и интерактивно рисовать на них курсором. Благодаря huddles нам не нужно созывать официальную онлайн-встречу, организация которой заняла бы много времени, а достаточно эффективно обсуждать и решать текущую тему.
- Автоматизация деятельности
В Slack у нас также есть возможность создать автоматизацию, которую могут подготовить администраторы без привлечения программистов. Они повышают эффективность повторяющихся действий, таких как адаптация новых сотрудников, сбор текущих статусов от команды, работающей в гибридной модели или передача информации к внешним системам.
- Интеграция и централизация инструментов
Учитывая более 2400 готовых интеграций с популярными программами, Slack становится центральным рабочим пространством, где мы можем сосредоточить большинство наших ежедневных задач. Это позволяет лучше использовать другие инструменты и программное обеспечение, доступное в организации. Кроме того, подключение приложений, используемых в компании, из Slack делает инвестиции в IТ-решения более успешными, поскольку проще использовать эти инструменты в интегрированном представлении Slack. Особенно важна тесная интеграция с Salesforce, которая дает администраторам возможность расширять объем передачи данных в и из экосистемы Salesforce.
Стоит отметить, что Slack также хорошо работает на обычных компьютерах, как и на смартфонах, благодаря чему Digital HQ является полностью цифровым и доступным из любого места, где есть доступ в Интернет.
Какие возможности предлагает Slack?
Часто на вопрос: «С чем у вас ассоциируется Slack?» мы слышим схожие ответы: «мессенджер», «обмен сообщениями и файлами», «инструмент для сотрудничества» или «рабочий мессенджер». Однако гораздо важнее отметить все преимущества его использования:
- повышение производительности благодаря работе в общих каналах,
- меньше встреч для обмена информацией,
- уменьшение количества электронных писем и, соответственно, информации, которую мы поглощаем и которая, скорее всего нам не нужна,
- интуитивно понятное создание каналов для сотрудничества с клиентами и внешними компаниями с помощью Slack Connect, современного инструмента для общения с людьми вне организации.
Сотрудничайте через каналы, а не через электронную почту
Благодаря четкому созданию каналов, конкретные пользователи имеют доступ к соответствующим ресурсам, что облегчает сотрудничество и доступ к актуальной информации. Каждый пользователь Slack имеет доступ к содержимому по всем общедоступным каналам, поэтому может легко найти нужную информацию. Кроме того, добавляя новых людей в частный канал (также открытый за пределами), мы позволяем им видеть историю предварительных договоренностей. При необходимости в каналах может также появляться информация из внешних приложений или автоматизации Slack. Кроме того у нас также есть возможность направлять электронные письма непосредственно в новостную ленту и включать людей, приглашенных в Slack, в разговор, прежде чем они начнут пользоваться программой. Затем содержимое сообщения от Slack посылается получателю по электронной почте, а ответы подключаются к соответствующему потоку в Slack.
Работа с каналами хорошо показана на видео ниже.
Мы уже рассмотрели базовое использование Slack – возможно это ваш опыт работы с инструментом. Все это правда, но это только часть возможностей, предлагаемых платформой.
Расширенные функции, которые помогут максимально эффективно использовать Slack
Еще одна не менее важная функция – это возможность подключать внешние программы и источники данных, чтобы пользователи могли выполнять ежедневные задания, требующие различных инструментов, непосредственно из Slack. Примеры автоматизации, улучшающие эффективность работы, включают:
- Автоматизация информации о жалобах клиентов, зарегистрированных в таких приложениях, как Salesforce, Jira или Zendesk, благодаря чему мы можем обсудить запрос в Slack с людьми, не работающими непосредственно с этими инструментами, и найти правильное решение.
- При использовании CRM, такой, как Salesforce, уведомление отдела продаж о заказах, выигранные контракты или деятельность клиентов. Важно, что для доступа к информации из внешних систем (содержимое сообщения, появляющегося на Slack) не требуются прямые лицензии на эти приложения.
- Для отделов маркетинга особенно важна может быть возможность подключать информацию из социальных сетей или ваших любимых инструментов управления проектами, таких как Asana или Trello.
Когда следует рассматривать использование Slack?
Во-первых, если любой из описанных выше сценариев интересует тебя или решает проблемы твоей организации, пора проверить потенциал, который может принести использование Slack.
Во-вторых, если ты используешь Slack в его бесплатной или базовой версии только в качестве мессенджера и хочешь воспользоваться другими функциями этой платформы.
В-третьих, если ты сталкиваешься с подобными проблемами независимо от индустрии: будь то управление IТ-командами, университетом, проведение исследований в сфере здравоохранения или общение с работниками банков и отделений-партнеров – Slack предлагает решения, оказывающие существенное влияние на эффективность твоего бизнеса в разных ситуациях.
Sii Poland является официальным партнером Slack и Salesforce, обеспечивающим доступ к квалифицированным администраторам и программистам, а также хорошим практикам и знаниям по использованию возможностей инструмента. Спектр наших услуг включает в себя внедрение Slack, аудит текущего использования и рекомендации по оптимизации процессов, а также управление изменениями в организации, являющейся важным элементом любого успешного внедрения Slack.
